БЛОГ

ооо ньюлэнд / 20.09.2017

Как сделать корпоративный портал популярным среди сотрудников?

Что такое «Корпоративный портал»? Если просто – это организованное информационное пространство, главной задачей которого является доступ к широкому спектру возможностей для пользователя. Фактически, это служба «одного окна» внутри организации для сотрудников.

Зачастую, именно внутренний корпоративный портал становится центральной точкой доступа с другим ресурсам компании, своего рода, хабом, платоформой, интегрирующей все данные и приложения в одном месте. В зависимости от задач, сотрудник может пойти в CRM для работы с внешними клиентами, или во внутреннюю трекер-систему для постановки/контроля задач и так далее. Сценариев может быть много. К примеру, у нас в компании пользователь, в зависимости от роли, может «уйти» в модуль портала для менеджеров по персоналу и кадровиков (т.н. модуль «Кадры»), или в систему приёма заявок (trouble ticket), или в систему управления проектами и задачами (support.newland.by).

Звучит интересно, ведь многие компании, которые все же «решаются» включить в рабочий процесс корпоративный портал, действительно, получают более эффективного работника, так как теперь для получения необходимой информации, он будет тратить гораздо меньше времени, получая почти все из одного интерфейса. Как результат, экономия времени и финансовая экономия.

Однако если дело дошло до внедрения, портал работает, руководство довольно, почему же на внутренний портал никто не ходит… ?

Проблемы с популяризацией корпоративного портала среди сотрудников имеются у многих компаний. Такая проблема была и у нас. Но, per aspera ad astra, набив шишек, мы в итоге пришли к правильным подходам, приведшим к тому, что теперь в «Ньюлэнде» корпоративный портал становится посещаемым, необходимым, функциональным ресурсом, полезность которого почувствовали многие сотрудники компании.

Делимся опытом

Расскажите всем в компании, что есть корпоративный портал, он полезен и необходим для решения таких задач, как… Кроме официального распоряжения о вводе такого инструмента и включении его в бизнес-процессы, важен пример первых лиц компании по использованию портала. Именно пример руководства станет отправной точкой и такой инструмент уже нельзя будет игнорировать.

Обучите. Да, обучать необходимо. Без этого никак. Для многих внутренний портал – тем более если он достаточно сложно организован, имеет множество функций и подразделов – это новая земля пользовательского опыта. Для обучения отлично подойдет формат пошаговой инструкции с кратким описанием разделов. Хорошо, если получится создать короткие кейсы по решению стандартных проблем сотрудников с помощью портала.

портал в прошлое

Доступ. Как ни странно, но важно удостовериться, что у всех сотрудников в компании есть доступ к порталу (он вообще открывается? если открывается, помнит, знает сотрудник свой логин и пароль к системе?), тем более, если имеются удаленные рабочие места. Опять-таки, хорошо, если есть сценарий ввода нового сотрудника в должность, где прописан алгоритм предоставления доступа к порталу. Здесь как раз поможет разработанная инструкция для новичка.

Когда мы запустили обновленную версию корпоративного портала «Ньюлэнда», стали активно писать контент для него, делать еженедельную рассылку с основными событиями в жизни компании, сотрудники стали ходить на портал… но не все. Как оказалось, у многих попросту или не было доступа к ресурсу, или они успешно потеряли свой пароль к порталу.

Единственный и актуальный источник знаний и информации в компании. Все важное – на портале! Пропустил новость о сокращенном рабочем дне – сиди до победного. Актуальная, важная информация, размещенная на портале, волей-неволей, будет стимулировать сотрудников почаще заходить на него. Пишите постоянно, оперативно реагируйте на существующие и потенциальные инфозапросы работников компании и все будет хорошо.

Контент, юзабилити и скорость загрузки. Безусловно, необходимо писать интересно, создавать продуманные графические решения, анализировать пути пользователей на портале, работать над визуальным решением главной страницы и разделов сайта. Понятный дизайн, правильная подача информации, удобная навигация – это стандарты. Следуйте им!

Из нашего опыта. Сотрудники одного из филиалов компании практически не заходили на портал, хотя имели все необходимые доступы и получали рассылку на корпоративную почту. Почему? Как оказалось, все просто: по какой-то причине визуальный контент долго загружался и создавалось впечатление, что портал завис. Люди привыкли к быстрому интернету, секундной загрузке контента и не ждали, пока загрузиться портал, разочарованные, уходили с него и больше не заходили. Проблему решили – сотрудники данного филиала стали заходить на портал.

Ответственный за портал. Такая роль просто необходима. Зачем? Если все будут писать на портале, портал станет «помойкой» разнородного контента и стиля подачи информации. Ответственный за информацию или администратор портала сам создает контент или получает всю необходимую информацию от специалистов или экспертов.

Важно понимать, что существует «стадный инстинкт» закон «критической массы», согласно которому, если большая часть сотрудников компании активно использует портал, остальным не останется выбора, как пользоваться им, чтобы не выпасть из информационного потока, быть в теме, и не стать изгоем.

портал в прошлое

В нашей компании корпоративный портал функционирует уже более года. Он пережил все: и стадию надежд, и стадию забвения, и стадию роста и развития. Сегодня мы продолжаем работать над всеми аспектами продукта, делая его все более удобным для пользователей, добавляем новые функциональные возможности, развиваем различные версии продукта для потребностей клиентов.

Подробнее о нашем продукте читайте здесь.

Надеемся, были полезны с рекомендациями!

ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ

19.10.2017

Для этого Velcom будет использовать сеть NB-IoT
подробнее

17.10.2017

8, 5 петабайт трафика сгенерировано в сетях 4G
подробнее

06.10.2017

«Абсолют» - абсолютный контроль и управление системами
подробнее